donderdag 19 april 2012

(On)Wise lang blog

Wat was er aan de hand?
De afgelopen week stond in het teken van de overgang naar nieuw bibliotheeksoftware in onze vestigingen. Tijdens het Paasweekeinde werd de oude software afgesloten en begon de migratie van álle gegevens naar de nieuwe software Wise. Denk bij deze gegevens aan alle materialen die we hebben (boeken, cd's etc.) en de informatie die daar aan hangt (plaatsing: waar staat het in de kast; alle uitleningen). En alle gegevens van klanten (niet alleen "simpele" adresgegevens, maar ook wat de klant geleend heeft, de geplaatste reserveringen, openstaande boetes) etc.
Gelukkig hoefden we dit niet handmatig te doen, maar regelde de Provinciale Bibliotheek Organisatie (PSO) dit voor ons. Alle gegevens zijn namelijk opgeslagen op de servers van deze PSO. Om het nog groter te maken: niet alleen Bibliotheek Kennemerwaard ging over op Wise. Tijdens de Kerst zijn 100 bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland overgegaan, tijdens het Paasweekeinde nog eens 100. Een hoeveelheid gegevens, data, die er niet om liegt. Dit was dan ook de reden dat er tijdens het Paasweekeinde een heleboel niet kon via de catalogus op onze website.
Voorafgaand aan de overgang hebben de medewerkers van de bibliotheek kunnen oefenen in een testomgeving. Met vier collega's heb ik alles voorbereid, deze overgang had gevolgen voor de inname-apparatuur, de apparatuur voor uitlenen, de betaalautomaten voor boetes en internet, de printers. Een flinke, en soms erg technische, klus.

Spannende momenten
Om deze reden waren de vestigingen van Bibliotheek Kennemerwaard dan ook dicht op dinsdag 10 april. Want wat we wel zelf moesten doen was nakijken of de gegevens nog klopten. Dus bijvoorbeeld controleren of wat ik zaterdag 7 april op mijn pasje had geleend, dinsdag 10 april ook nog op mijn pasje stond. Dit was het eerste Spannende Moment: de gegevens klopten gelukkig nog. Om 12.00 uur kwam het verlossende woord van de PSO: we konden door met de migratie. In alle locaties werd dinsdagmiddag de apparatuur aangepast zodat woensdagochtend alles zou werken. Maar niet voordat we een fles alcoholvrije appelbubbels open hadden getrokken ;)
Het tweede Spannende Moment was woensdagochtend 11 april om 9.00 uur. De locatie Alkmaar Centrum had de primeur...we waren erg benieuwd: kan er ingeleverd en geleend worden door de klanten?
Het eerste boek werd ingeleverd, zucht van opluchting: dit ging goed.
Het tweede boek werd ingeleverd, lucht happen want paniek: het hele systeem ging plat. Er kon niet meer ingeleverd, uitgeleend, ge-internet worden. Gelukkig konden we terugvallen op een wel zeer oud systeem: pen en papier.
Om 10.30 uur kwam de nieuwe Wise software weer op gang en konden wij weer werken en klanten weer inleveren, lenen etc.
De hele woensdag bestond uit een aaneenschakeling van Spannende Momenten: in de loop van de dag gingen steeds meer bibliotheken open, met een verwachte topdrukte tussen 14.00 en 16.30 uur. Houdt Wise het vol als er 200 bibliotheken draaien op één van de drukste dagen van het jaar (de woensdagmiddag na Pasen)? Het ging goed. Tijdens deze woensdagmiddag is het Wise systeem niet in elkaar geklapt, Wise was wel langzaam (op handelingen werd wel vertraagd gereageerd door Wise), maar wat er 's ochtends was gebeurd kwam gelukkig niet meer voor.

En nu?
Wij (de collega's die het hele traject sinds september intern hebben begeleid) zijn bepaald niet ontevreden!
Ja, af en toe is Wise wat traag, een enkele keer moet Wise herstart worden, en slechts twee keer moest in Alkmaar Centrum de apparatuur herstart worden.
Nu komen er andere vragen van klanten en collega's die we zo snel mogelijk en (vooral!) naar behoren willen beantwoorden.
Zo krijgt bijvoorbeeld een aantal klanten geen bericht als er een reservering voor hen klaar staat: dat is bepaald niet handig en moet z.s.m. door de PSO aangepast worden.
Een aantal cd's van Muziekweb kon ik niet afhandelen (zodat klanten ze kunnen lenen)...ook hier wordt door de PSO naar gekeken.
Je begrijpt: een aantal zaken kunnen de medewerkers van Bibliotheek Kennemerwaard voor je oplossen. Een aantal technische zaken worden behandeld door de PSO, want daar hebben wij de mogelijkheid niet voor om die voor je op te lossen. Daar vragen we dan ook je geduld voor.

Tips voor de webcatalogus
Wij verwijzen in dit blog nogal eens naar de webcatalogus. Ook die is vernieuwd. Volgens enkele klanten ziet de catalogus er sinds het Paasweekeinde rommelig uit, maar daar weten we een hele simpele oplossing voor: druk op F5. Hierdoor wordt de webcatalogus vernieuwd. Helpt F5 niet dan kun je de cache van je browser leeg maken. Gebruik je bijv. Internet Explorer om te zoeken op internet, dan kun je via "extra", "internetopties" en "browsegeschiedenis" alle cookies, en "tijdelijke internetbestanden" verwijderen. Zo worden alle restjes van de oude catalogus verwijderd en ziet de nieuwe webcatalogus er weer goed uit.
Verlengen: als je kijkt bij 'Wat heb ik thuis' zie je daar staan wat je geleend hebt. Wil je van bijvoorbeeld 6 materialen er 3 verlengen, vink dan de materialen die je niet wilt verlengen uit. Alles staat namelijk automatisch aangevinkt.
Zoeken in de catalogus: kies eens "Woorden" in plaats van "Onderwerp" om te zoeken. Na mijn vakantie heb ik het plan opgevat om Cambodjaanse, Laotiaanse en Vietnamese gerechten te gaan maken (wat nooit gaat gebeuren, maar dat is voer voor een ander blog). Ik kies "Woorden" en typ twee woorden achter elkaar: 'keuken' 'Azië' en krijg een lijst van 15 kookboeken die aan mijn vraag voldoen. Bij "Onderwerp" kan ik niet op die manier zoeken, dan wordt het heel lastig. Dit vind ik absoluut een minpunt van het zoeken in deze catalogus, maar het alternatief zoeken op "Woorden" werkt erg goed!

Onze vraag is nu: hoe heb jij de overgang naar Wise beleefd? Heb je er iets van gemerkt? Ben je tegen iets raars aangelopen: werkt er iets niet, vind je de vernieuwde catalogus mooi en overzichtelijk of juist niet?
We zijn benieuwd!
Laat het ons weten door ons te mailen, te reageren op dit blog, of een berichtje op onze Facebook pagina achter te laten.

Sanneke

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen