Werken aan een nieuw beleidsplan: Transformeren

Het vierde scenario Transformeren riep heel veel ideeën op bij de collega's. Sommigen vonden het heel erg lastig, een soort ver van mijn bed show, anderen gingen helemaal los. Dit was wat er uit de hoofden van onze mensen kwam:
Transformeren:
leven lang leren met opleidingen via de bieb, TEDx, HEMA academie, KHAN academy
webinars
specialisten-netwerken
op aanvraag van publiek specialisten invliegen
welke doelgroepen wil je/ga je bereiken?
Entertainment: films, games, muziek
lokale experts invliegen: podium en opnemen
lokaal opstarten, opschalen naar landelijk
historisch café ook aan wijken relateren

inkomsten verhogen
bedrijfsmatig werken
PR, ook bij doelgroepen zoals in de school
maatschappelijk belang van merk bibliotheek
randvoorwaarden: 200% zelfbediening, kennis collectie koppelen aan actualiteit en vraag
narrowcasting verder uitbouwen; aanklikbare informatie, zelf toevoegen door burgers; check door bieb
veel meer projecten
meer beeldinformatie bv via website, uitleg via filmpjes: hoe...
aanvullende een ruilbibliotheek, en ruilservice op diensten e.d.
gedifferentieerd personeelsbestand, vast/flexibel/zzp'er
nano-technologie, chip in je lijf en informatie in the cloud
sponsoring van maatschappelijke opdrachten
flexibiliteit personeel: competenties, lerend vermogen, netwerken, goed verwijzen, didactisch vermogen, kwetsbaarheid, pro-actief, flexibiliteit
24 uurs diensten ism Antillen
budgetspreekuren
werkgroepen om kennis te delen
informatienetwerken opbouwen fysiek/digitaal, gebruikersfora
voorop lopen met digitale ontwikkelingen
huiswerkbegeleiding/spreekbeurten/werkstukken
professionaliteit van alle medewerkers
gebruikers/aanbieders mede-eigenaar van bibliotheek, gebouw of dienstverlening?
lokale verankering met lokale aanbieders
vrijwilliger/klant vs professional
loslaten
educatiecentrum een leven lang leren
inzet van kwaliteiten burgers (ook kinderen) tbv bibliotheekwerk nieuwe stijl
hulp aan niet zelf redzamen
veiligheid bieden
bibliotheek lost op in de samenleving of alles onder één dak, faciliteren van andere partijen
winteracademie in Bergen
KISS (keep it simple stupid) op alles wat je doet, oa abonnementen
collectieve collectie van wat alle inwoners zelf ook hebben met die van de bieb.
splitsing van professionele samenwerking, structureel en niet structureel
voortrekkers zoeken en die bij bibliotheek betrekken
taalvaardigheid structureel bevorderen op alle niveaus voor alle doelgroepen
duurzaamheidsprojecten: Transition Town, moestuinprojecten, consuminderen, repair café
bibliotheek als aanjager en intermediair, als kennismakelaar, community centres
jeugd en techniek, werklessen in de bieb?
TV show voor en door kinderen ism bieb: aandacht voor kennis verzamelen, onderwerpen, editten, onderzoeken, financien, tijd, budgetteren
apple goed volgen, technologie roept nieuwe mogelijkheden en kansen op
facetime voor ouderen
programmering Volksuniversiteit
stilteplekken/studieplekken
massage, chi gong, energie
reuring
ontmoetingsplek, fysiek en digitaal, versterken
25% van de jongeren voelt zich eenzaam en % stijgt naarmate leeftijd stijgt
stimuleren burgerinitiatieven
niet lullen maar poetsen, DOEN!
veel experimenteren
vraaggedreven werken
fouten maken moet

Ook hier weer heel veel ideeën. Ik ga dat eens rustig laten bezinken en na de zomervakantie gaan we verder werken aan de scenario's en de keuzes die we moeten gaan maken.

Werken aan een nieuw beleidsplan: het scenario Inspireren

Het derde scenario wat we ontwikkeld hebben in onze denksessies over het meerjarenbeleidsplan heet Inspireren. Daarin gaan we nog wel uit van het oude bibliotheekwerk, dat wij als bibliotheek wel weten wat burgers zouden moeten leren, tot zich zouden moeten nemen. Maar dat de burger er ook zelf iets aan bij gaat dragen. Co-creatie.
Dit is wat er door de collega's is gezegd bij het scenario Inspireren:
Uitlenen is een middel voor ontwikkeling en educatie
leesbevordering, lezen als primaire levensbehoefte
mediawijsheid
dichter bij de doelgroep (dBoS etc)
ontzorgen
deskundigheidsbevordering
24/7 informatie en collectie beschikbaar
thema's
meer PR en voorlichitng
DE onderwijspartner
maatwerk
kennis delen
bekende activiteiten zoals podium, lezingen, displays
socratisch café
transition town
kenniscafé
uitlenen in nieuw jasje
thuisbrengen of chauffeur
afhaalpunt
ebooks
streaming
instructie
startpakket

bibliotheekapp
digitale dienstverlening
meer inspelen op impulsen en zappgedrag
PR in het oog springend
met andere partners, bv flyer bij V&D
narrowcasting
pro-actief
markten e.d.
medewerkers: korte lijnen
meer initiatief nemen
inzet vrijwilligers
burgerinitiatief (horeca)
ontmoeting: sociale cohesie
eenzaamheid, aandacht voor eenzamen
leesclubs, debat, de ochtenden, taalcafé, speciaal voor doelgroepen
informatie en advies: helpen met zoeken
attenderen
via sociale media
via andere partners doelgroepen bereiken
via website workshops, instructies
veel vraag naar (specialistisch of praktisch) kennis (advocaat, formulier) gericht op zelfredzaamheid
spreekuren, algemeen digitaal, belasting
high tech en back to basic
vastleggen activiteiten in filmpjes en dan weer publiceren op YOUTUBE
platform bieden
werklozen begeleiden bij terugkeer in maatschappij
klik en tik
repaircafé in de bieb
studenten inzetten voor thuishulp bij pc problemen
kinderpodium
ambassadeurs voor de bieb
mensenbibliotheek
pensionado's inzetten
harmonisatie: lokaal initiatief lokaal uitwerken
informatie en advies: bibliothecaris aan het bureau, op de vloer zichtbaar, benaderbaar, pro-actief, fysiek en digitaal
regels en procedures -> eigen initiatief
zoek de klant op: wikipedia van de bibliotheek, digitale leeskring, debat, vraag ophalen, kennis delen, camping Bakkum
collega's inspireren, trots zijn op elkaar, op creativiteit
leerkrachten inspireren
vraag gedreven
100% kwaliteit op alles
diverse disciplines in co-creatie
arrangementen, op pad gaan
locatie is niet meer bepalend
kritisch burgerschap
tabletcafé's voor het onderwijs

Het grappige is dat er wel een verschuiving plaats vindt in wat er genoemd wordt, iets minder traditioneel bibliotheekwerk, iets meer nieuwe initiatieven. En toch zie je dat ook hier de collectie, de kwaliteit, de oude normen en waarden hoog in het vaandel staan. Morgen nog het laatste scenario uitwerken.

Werken aan een nieuw beleidsplan, scenario Verbeteren

Het tweede scenario waar we met onze medewerkers de afgelopen weken over gebrainstormd hebben was "Verbeteren". Dat komt er op neer dat je dat wat je altijd al deed, op een nieuwe manier probeert te doen. . Zelf vind ik de retail daar een mooi voorbeeld van. En we gaan meer uit van ontwikkelen met de klant, meer in co-creatie. Dit is wat er uit de hoofden van mijn collega's kwam bij het scenario

Verbeteren:

meer kwantificeren (relevante) cijfers, meer cijfers verzamelen en delen met gemeenten/partners
pr moet veel beter
site en agenda verbeteren
sociale media
200% zelfbediening, apparatuur betrouwbaar
mensenbieb -> kennisoverdracht 'new school'
communities, mondelinge kennisoverdracht en digitale kennisoverdracht
kwaliteit medewerkers (die dan ook blijven) (vaste medewerkers ??)
verblijfsfunctie aangenaam maken en verbeteren
eenzaamheidsbestrijding/wifi/koffie
meer open
context verbreden
branche verbreden
= meer/andere dingen doen: workshops, atelier, maken
WK in de bieb
floating collecties (route collecties), bookcrossing
leeskringen inhoud geven, bijvoorbeeld lezers van stavast
leeskringcafé op thema (à la tabletcafé's)
verdieping tabletcafé's
lezersadvies
persoonlijke contacten door formulebibliotheek
verbinding maken
digitaal inlichtingenwerk via bronnen/bestanden en via social media
samenwerking met welzijn, bv taalcafé
appeltaart
kwalitatief onderzoek naar behoeften klanten en niet-klanten
lidmaatschap aantrekkelijker maken: de boer op, duidelijk maken
werk- en studieplekken/ faciliteiten
bibliotheekwerk voor scholen
HRM: collegialiteit, minder afschuiven, pro-actief, meer verantwoording nemen, scholing, communicatie, keuzes in tijdsbesteding, verplicht delen van informatie/kennis (verbeteren van interne communicatie), actief promoten van bibliotheekproducten en activiteiten, positieve houding
service: klantcontact, medewerker blijft verantwoordelijk voor eindresultaat
kleine vestigingen teruggeven aan het dorp
pr/communicatie: mensen moeten weten wat we allemaal hebben; netwerk van bibliotheek benutten; netwerk van klanten gebruiken; ambassadeurs inzetten; (digitaal) zichtbaar; sociale media
samenwerking partners
actieve kruisbestuiving van kennis, deels digitaal
connectie, diverse taalaanbieders, pc-cursussen, aanbieders bij elkaar brengen en ontsluiten
verbetering: connectie/verbinding, verankering en verantwoording
digitale bibliotheek: ontsluiting van digitale media, versterking en aanvulling fysieke bibliotheek, 24/7 bereikbaar, collectie aanbod ruimer, gebruiksgemak, connectie tussen gebruikers versterken, communities, waardevol informatieaanbod door kennisdeling
'onze' bibliotheek meer in de maatschappij, lokale verankering herkenbaar, trots, laagdrempelig, huiskamer van het dorp, ruime openingstijden, samen met /door en voor inwoners
betekent meer doen
imago: jonger, multicultureler, naar de mensen toe, lobby, op scholen, daar waar behoefte is, toegankelijkheid vergroten (open), co-creatie, voor alles
inspelen op actualiteit
ook bij bezuinigingen blijven investeren
nee is geen nee, er kan meer
waan van de dag -> evalueren en reflectie (verbetering)
activiteiten aanbod: klant erbij betrekken, incl jongeren; leren van je 'fouten', flexibiliteit, kijk bij anderen (ook andere branche), actualiteit, ook minder elitair, meer jongeren activiteiten laten doen, meer laten zien aan gemeenten en klanten, deel de ervaring van klanten

werken aan een nieuw beleidsplan, scenario Consolideren

De afgelopen weken hebben we vier sessies gehad met een flinke vertegenwoordiging van onze medewerkers. Eerst kregen ze een presentatie te zien met een korte terugblik waar we vandaan komen (het lopende beleidsplan), en een blik vooruit, welke trends en ontwikkelingen zien we. En we lieten ze in grote lijnen zien welke scenario's bedacht zijn door de voorbereidingsgroep. Dit was wat onze collega's zeiden over het scenario Consolideren. Dit scenario komt er in het kort op neer dat we het traditionele bibliotheekwerk in stand houden, en het wel steeds beter doen. En zoals het gaat met brainstormen zijn alle ideeën goed. Ik vind het grappig om te zien dat bij een bibliotheek zoals de onze, die heel erg in beweging is, er ook zaken naar voren komen die veel minder bij het traditionele beeld van ons werk horen. Maar zoals gezegd, bij brainstormen is alles goed, dus hier  de weergave van wat in vier sessies genoemd is, rijp en groen, al in uitvoering of een mooi 'van plan' bij het scenario

CONSOLIDEREN:
educatieve dienstverlening en contacten intensiveren
goedlopende educatieve programma's handhaven en uitbouwen
goed kijken naar wijze van aanbieden programma's, ook in de bibliotheek
vaardigheden en kennis medewerkers versterken, bv didactische vaardigheden
nadruk op leesplezier en leesbevordering
in eerste instantie jeugd uitbouwen en dan later ook richting VO
ook in tehuizen
aandachtspunt: rol bibliothecaris: kennisdrager/gids/adviseur
opleiding?
hoe te realiseren: liefst niet onbemand, tenzij vestiging anders verdwijnt
doorontwikkeling op HEMA academie
kernwaarden bibliotheek centraal
centrum van kennis en informatie (voor iedereen)
betrouwbaarheid/toegankelijkheid/laagdrempelig
plek van ontmoeting: laagdrempelig = uniek
kennisaanbod verder ontwikkelen, met partners
behoud van vestigingen is essentieel
faciliteiten doorontwikkelen: toegankelijkheid borgen
toegankelijkheid vergroten (via website etc)
zelfbediening verder optimaliseren tbv informatieve dienstverlening
vestigingen essentieel als ontmoetingsplek
meer halen uit vestigingen halen door vraag & aanbod ipv alleen digitaal
vlaggenschepen behouden met ruime openingstijden
gekwalificeerd personeel als stabiele factor
kijken naar wat voor contracten voor medewerkers
'gat' tussen projecten en nieuwe initiatieven en informatiedienstverlening in traditionele zin zien te dichten
collectie informatieve boeken verminderen
goed begeleiden klanten naar andere bronnen van informatie
literatuur en leesbevordering uitbreiden
kennisboeken in verhaalvorm, strips/beeldverhalen, films etc, games
blijven bruisen
plezier in lezen staat boven aan
kinderen voorlezen, oa bij ouderen, bij asielzoekerscentra
spreekuren partners
geprikkeld en uitgedaagd blijven
ontspannen+rust+ontmoeten
out of the box denken
voldoende medewerkers
kwaliteit in collectie, apparatuur, medewerkers
klantvriendeljjkheid
service
ontmoetingsplek met goede koffie
uitlenen
de kunst van lezen, lyrisch over lezen
laagdrempelig
displays
netwerken/samenwerken met partners
open, positieve bedrijfscultuur en korte lijnen
boeken
kennis verspreiden
sociaal gebeuren
gebouw noodzakelijk
abonnementsgeld betaalbaar
breed aanbod
niet betuttelen


En dat is dan wat er is opgeschreven, er is zoveel meer gezegd ;-)

Wat zou u als klant of als burger willen wat de bibliotheek behoudt? Laat het ons weten.

Werken aan een nieuw beleidsplan

Op 8 april hadden we in Kennemerwaard onze tweede denksessie over het nieuwe beleidsplan dat 2015 in moet gaan. Ik vertelde jullie al eerder over de eerste sessie. Op 8 april kwamen de vier werkgroepen bij elkaar om hun denkbeelden te delen. Zij hadden ieder een verhaal gemaakt dat klopte, als je het hoorde voelde je je gelijk aangetrokken tot dat scenario. Zowaar een mooi resultaat, want het waren vier verschillende scenario's. Eén van consolideren, dus doen wat we altijd al deden met kwaliteit. Twee verbeteren, de dingen die we nu doen beter maken en beter doen. Drie Inspireren: meer met de burgers samen doen, kennis creëren, burgers vragen hun kennis te delen. En vier Transformeren: de bibliotheek wordt meer een coöperatie-achtig bedrijf, we zijn er van en voor de burgers. Burgers wordt gevraagd mede-eigenaar zijn op onderdelen, bibliotheek levert op die onderdelen waar ze het maatschappelijk verschil kan maken zelf mensen, op onderdelen waar dat niet zo is worden juist burgers ingezet omdat zij het beter kunnen. We zijn in scenario 4 een bibliotheek van tegenstellingen geworden. Rust versus reuring, waarheid versus leugen, antwoorden versus vragen.

We werden allemaal ongelooflijk enthousiast van elkaars verhalen. Kritische vragen over en weer, wat bedoel je hier mee, hoe gaan we dat dan doen? Vooral heel veel waardering voor elkaars denkkracht en zin om aan de slag te gaan. Jaap Peters, die ons opnieuw begeleidde, gaf ons een aantal opdrachten om ter plekke uit te werken. Zoals wat het uitvoeren van de scenario's betekent voor: collectie, collectieve ambitie, sturingsfilosofie, financiën, personeel, verdienmodel, marketing en PR, ICT. We kwamen tot de conclusie dat het uitvoeren van het ene scenario heel andere gevolgen heeft bijvoorbeeld voor de aansturing, voor collectie en voor personeel dan een ander scenario. Best lastig. Want de gedachte is dat alle vier de scenario's geldig zijn. We voeren zaken uit in scenario 1 tot en met 4. De nadruk ligt nu nog bij 1 en 2, maar we staan al met een halve voet in 3 en doen al voorzichtige vingeroefeningen in 4. Het is een puzzel waarvan de stukjes in elkaar grijpen.

Jaap gaf ons mee dat het belangrijk is om in ieder geval ook na te denken over wat hij noemt "geen spijt beleid". Daarmee bedoelt hij dat we nu al iets moeten gaan oppakken met elkaar (al dan niet in kleine groepjes) dat ons heel erg aanspreekt. Waarvan we denken dat het zonde zou zijn om het niet op te pakken. En we moeten nadenken over wat er in elk scenario zit dat zo waardevol is dat het te goed is om te verliezen. Het is meestal ook iets wat je in een ander scenario kunt hergebruiken of opnieuw kunt inzetten. Dat wordt een leuke klus! Nu gaan we tot de zomer met elkaar de boer op. Het managementteam gaat de vestigingen langs, de voor onze medewerkers inmiddels bekende 'roadshow' (met zelfgebakken cake door de directeur als lokkertje ;-). We gaan ook in gesprek met de raadsleden en wethouders, om hun input en visie te krijgen op onze ideeën. En de medewerkers die betrokken waren bij de eerste twee sessies hebben de uitdaging opgepakt om alleen of in kleine groepjes ook te gaan praten met mensen uit hun netwerk over die aankijken tegen onze scenario's. Nu gaan we dus eerst verzamelen om straks met een rijke oogst aan input een goed plan te hebben voor de komende vier jaar.

Wilt u meepraten over de toekomst van de bibliotheek? Laat het ons dan weten.

Erna Winters

Werken aan een nieuw beleidsplan

Vorige maand zijn we begonnen met de contouren voor ons nieuwe beleidsplan. In een sessie met onze accountmanagers, beleidsmedewerkers, leden van het managementteam en teamleiders hebben we de eerste stappen gemaakt naar nieuw beleid. We hebben ons eerst door Jaap Peters, veranderingskundige mee laten nemen in hoe ontwikkelingen in de maatschappij gaan. Er is altijd sprake van een bovenstroom en onderstroom. Dingen die je misschien al wel aan ziet komen, maar die nog niet heel erg opvallend zijn, dat is de onderstroom. Early adapters en innovators zien die ontwikkelingen al wel, maar de meerderheid heeft er een sceptische houding over. De bovenstroom daarvan denkt de meerderheid dat het allemaal wel zal blijven, dat het doemdenkers zijn die zeggen dat bijvoorbeeld de bibliotheek op zal houden te bestaan. Jaap schreef daar een interessant artikel over samen met Rob Wetzels, over hoe de verandering er eerder is dan de strategie. Het is de kunst om de verandering te zien en daar dan een strategie of scenario op te bedenken die past bij je organisatie.

Vervolgens hebben we ons door Mark Deckers, beste bibliothecaris in 2011, laten meenemen in de ontwikkelingen in bibliotheekland soms ontzettend demotiverend ;-) en  vaak heel motiverend en in de maatschappij om ons heen, heel inspirerend. Met die mentale bagage zijn we aan de slag gegaan. We hebben twee scenario's uitgewerkt van de bovenstroom en twee van de onderstroom. Dat gaf resultaten in kwadranten rond de assen  van oud doen, oud denken, nieuw doen en nieuw denken. De werkgroep die met de resultaten van die middag aan de slag ging hebben eerst de assen van nieuwe aanduidingen voorzien. Vervolgens is de lijst met associaties per kwadrant die in de bijeenkomst tot stand kwam bestudeerd. De werkgroep is met een kernwoord per kwadrant gekomen, alsmede  met  een verbeelding die moet verduidelijken waar het in het betreffende kwadrant om gaat. Onderstaand is de uitkomst schematisch weergegeven en per kwadrant uitgewerkt.

Kwadrant 1. oud doen/oud denken

verbeelding:  ‘oude wijn in oude zakken’

kernwoord: consolideren

associaties uit de workshop: Bijbel/boeken/old fashion/folders/kennis uitlenen/oude stempel/aanbod

Kwadrant 2. oud denken/nieuw doen

verbeelding: ‘oude wijn in nieuwe zakken’

kernwoord: verbeteren

associaties uit de workshop: Wie heeft mijn kaas gegeten?/e-reader/ nieuw jasje/mensenbibliotheek/social media/verbinding/kennis verdelen/inspiratie

Kwadrant 3. oud doen/nieuw denken

verbeelding:  ‘nieuwe wijn in oude zakken’

kernwoord: inspireren

associaties uit de workshop: Game of Thrones/ Little Free Library /vintage/kennismaken/ ?/uniform

Kwadrant 4. nieuw  doen/nieuw denken

verbeelding:  ‘nieuwe wijn in nieuwe zakken’

kernwoord: transformeren

associaties uit de workshop: Utopia/connectie/couture/faciliteren/kennis maken/co-creatie

Op 8 april gaan we verder met de ideeën. Maar voor die tijd ligt er eerst huiswerk voor vier groepen, die elk een scenario moeten uitwerken. Iedere groep schets in een verhaal van ongeveer 500 woorden met bijbehorende plaatjes/beelden hoe dat kwadrant er voor de bibliotheek in 2020 uit ziet. Het verhaal moet zo geschreven zijn dat je het gelijk gelooft en dat je er enthousiast van wordt. Er komen dus voor 8 april vier verhalen (met plaatjes en beelden) de de input vormen voor die volgende bijeenkomst.

Tijdens die bijeenkomst gaan we aan de slag om de consequenties per scenario te bespreken en in kaart te brengen. Lekker, werken aan de winkel van de toekomst terwijl de winkel van nu open blijft. En ik mag met nieuwe wijn in nieuwe zakken aan de gang. Ik zie een nieuw soort Beaujolais al flonkeren in het glas ;-)

We komen ook graag van u, onze klanten, te weten hoe u naar de toekomst kijkt. Binnenkort in uw bibliotheek dus ook denksessies met u! Ik zie u daar graag.

Erna Winters