Terug naar de werkvloer met Ingeborg

Vanochtend was ik bij Ingeborg, onze roostermaker. Zij had me enigszins schoorvoetend uitgenodigd om eens met haar mee te kijken. "Ik weet niet of ik met voor jou interessante dingen bezig ben"? Om met Benedictus te spreken "Ieder werk is het waard om met aandacht te worden gedaan", geldt dat ook voor alle werkzaamheden in en om de bibliotheek. Dus vanochtend toog ik op mijn fietsje in de voorjaarszon naar Bergen, alwaar Ingeborg mij wegwijs heeft gemaakt in de geheimen van het rooster.

En dat is zowaar geen sinecure. Voor 12 vestigingen vervanging regelen bij ziekte, vakantie, buitengewoon verlof. Ingeborg krijgt keurig via de mail door wie er ziek zijn, en wie er wanneer vakantie/verlof wil. Dat voert ze keurig in het roosterprogramma in. En dan gaat ze op een gegeven moment aan onze invallers toesturen wanneer er vervanging nodig is. Die kunnen dan intekenen op bepaalde diensten. Waarbij Ingeborg een beetje in de gaten houdt of er niet steeds dezelfde mensen worden ingezet, die daarmee heel veel uren draaien. Waardoor een ander misschien niet aan zijn of haar minimum uren zou kunnen komen.

Ingeborg is de spil voor de lange termijn vervanging. Ze gooit nadat ze een eerste oproep heeft gedaan, en nog niet alle gaten zijn opgevuld, er vaak nog een extra mail uit aan medewerkers met een vast contract, die aangegeven hebben extra inzetbaar te zijn. En dan als er nog steeds gaten zijn in het rooster, dan gaat Ursula er mee aan de slag. Die is van de korte termijn vervanging. Die belt medewerkers dan gericht op, of zij kunnen inspringen.

Een heel gepuzzel, en heel nauwkeurig werk. Want je wilt vervanging goed geregeld hebben. En als je verlof hebt aangevraagd wil je op een gegeven moment ook wel weten of je verlof door gaat.

Ingeborg gaf in het gesprek wat we ondertussen zo hadden, terwijl we naar het rooster van volgende week keken dat ze ook nog wel wensen had. Het liefst zou ze een roosterprogramma hebben dat gekoppeld is aan ons personeelssysteem. Dat is er al wel, maar wij hebben het nog niet. Dat roosterprogramma kan dan als het goed is gelijk op basis van verlofaanvragen of ziekte, wat ook in dat systeem ingevoerd wordt, duidelijk maken of er vervanging moet worden geregeld, en voor welke dagen dan. En ze had ook een mooi voorbeeld gehoord van bibliotheek Haarlem, die bijna niet met invallers werken, maar met een soort flexteam werken. Een plusbezetting waarbij medewerkers bij ziekte of verlof binnen hun eigen team moeten schuiven in diensten en uren zodat de afwezige medewerkers vervangen kunnen worden. Daar zou ik nog wel eens meer over willen weten ;-)

Wat ik mooi vind om te zien, bij elk terug naar de werkvloer bezoek dat ik doe, is hoe betrokken wij met z'n allen zijn bij wat we doen. Of het nou Joey, Jolanda, Leonie, Sanneke, Elly of Ingeborg is. Allemaal hebben ze een verhaal en stralen ze uit dat ze het erg leuk vinden om het werk dat ze doen te doen. En dus ook voor Ingeborg een hartelijk dank voor je uitleg en voor je enthousiasme. Ik zat terwijl ik mij naar mijn vervolgafspraak (die ik bijna was vergeten!) haastte op mijn fiets blij te zijn. Mooie medewerkers bij Kennemerwaard!

Erna Winters